Warsztat UX – jak się do niego przygotować?

Warsztaty UX są grą zespołową. Zbieramy zespół specjalistów, aby osiągnąć cel, rozwiązać problem. Różne perspektywy, życzliwy sceptycyzm i bogate różnorodne doświadczenie może doprowadzić do ciekawych rozwiązań jak i do kompletnej porażki. Zespół różnych osobowości to zarządzanie żywiołami, które mogą mieć przeciwstawne wektory. Aby zmaksymalizować potencjał takiego warsztatu, potrzebny jest dobry plan. Musimy przygotować się na różne scenariusze, dostosować ćwiczenia i zadania tak, aby zjednoczyć zespół, aby był gotowy dzielić perspektywę patrzenia i potrzeby z innymi członkami zespołu. 

Wideo dla tych, którzy wolą oglądać

Co to  jest warsztat ux?

Warsztat to spotkanie trwające od godziny do kilku dni. Warsztat składa się z ćwiczeń i rozmów mających na celu wypracować jakiś efekt. W warsztacie UX bierze udział zespół ludzi oraz jedna osoba prowadząca, moderator. Zwykle warsztat nie powinien przekraczać 10 osób. Chyba że mówimy o specjalnym przypadku warsztatów (np. coffee 360), posiadających większą ilość moderatorów. Wtedy możemy pozwolić sobie na większą ilość uczestników. Takie jednak warsztaty wymagają od nas więcej uwagi oraz doświadczenia, aby opanować sytuację. Warsztat powinien wypracować wnioski, które powinny zostać spisane i rozdysponowane do pozostałych uczestników.

Jakie problemy może rozwiązać warsztat?

• mamy pomysł a chcemy go przekuć w produkt usługę,
• mamy kilka pomysłów w kwestii rozwiązania jakiegoś wyzwania,
• nie wiemy co robić dalej,

W skrócie: Tworzenie, wybór lub eksploracja

Kiedy nie warto prowadzić warsztatu?

• gdy istnieje ryzyko, że Wasze ustalenia nie zostaną uwzględnione,
• gdy mylimy warsztat z wykładem, warsztat  =/= wykład,’
• gdy mamy za dużo chętnych względem instruktorów,
• gdy nikt nie ma na to czasu, 
• gdy nie mamy wsparcia zarządzających daną organizacją.

Przygotowanie do warsztatu

Przeanalizuj dostępne zasoby – z perspektywy wyzwania, z którym przyjdzie Ci pracować. Sprawdź:

• ile macie czasu na wypracowanie rozwiązania, 
• co będzie potrzebne do jego osiągnięcia,
• kto będzie na końcu akceptował Wasze rozwiązanie,
• na podstawie jakich warunków będzie oceniane Wasze rozwiązanie,
• kto powinien uczestniczyć w takim warsztacie,
• kto może wywrócić Wasz pomysł (warto go zaprosić),
• jakich umiejętności potrzebujecie,
• czy wiedza jest wyrównana.

Przygotowanie przed warsztatem:

• przygotuj maila z harmonogramem,
• przygotuj materiały, które pozwolą na uwspólnienie, wiedzy (badania, dane analityczne, wcześniejsze ustalenia itp.),
• zbierz informacje potrzebne w warsztacie: analityka, badania, wcześniejsze ustalenia,
• dokładnie określ miejsce i wytłumacz jak do niego dotrzeć,
• przygotuj listę programów koniecznych do instalacji,
• jeżeli prowadzisz warsztat online to instruktaż np. do Miro,
• przygotuj materiały: karteczki, zdjęcia, taśmę klejącą, markery, arkusze papieru (nigdy nie wiesz co może Ci się przydać),
• przeprowadź warsztat na sucho wcześniej.

Wybranie uczestników warsztatu

Biznes – Podczas spotkania potrzebujemy osoby decyzyjnej. Osoba, która swoim majestatem będzie pieczętowała nasze pomysły oraz decyzje. Jeżeli nie może brać udziału w całym warsztacie warto ją włączyć w dalsze etapy pracy. Jeżeli nie może brać udziału osobiście, powinna oddelegować osobę, która będzie ją reprezentowała podczas Warsztatu.

Głos odbiorcy – Aby zaprojektować rozwiązanie, wyeliminować problem, potrzebujemy osoby, która będzie reprezentowała końcowego użytkownika. Od małego problemu po strategiczne decyzje, perspektywa docelowego odbiorcy jest kluczowa. Jeżeli nie posiadamy takiego adwokata w postaci obsługi klienta, telemarketingu itp. Możemy rekrutować taką osobę z rynku i zaangażować ją na etapie modelu czy propozycji rozwiązania. Bez głosu użytkownika zdecydowanie podnosimy ryzyko wytworzenia niedostosowanego rozwiązania, co będzie kosztowało czas jak i środki.

Osoba techniczna – Jako UX mam pokorę do moich pomysłów. Dla wielu z nas serwis projektów graficznych Dribbble jest inspiracją. Ten sam serwis i „genialne” inspiracje są przekleństwem dla deweloperów. Nie sztuką jest wymyślić kosmiczne, idealne rozwiązanie. Sztuką jest zaproponować rozwiązanie, które jest realne do wdrożenia w danej organizacji i finalnie będzie opłacalne, to trudna lekcja, którą młodzi UX designerzy muszą odebrać. Dlatego też, aby nie przestrzelić z pomysłami konsultant techniczny, architekt czy deweloper jest osobą konieczną podczas warsztatu. Profil konsultanta technicznego powinien odpowiadać problemowi czy projektowi, z którym się mierzymy.

Ekspert z danej branży – Zwykle w zespole posiadamy eksperta od strony wytwarzania czy produkcji danego rozwiązania. Taki ekspert ma bardzo wartościowe podejście, niestety bardzo często jest mylony z adwokatem użytkownika. Mocno przestrzegam przed takim podejściem. Ponieważ perspektywa eksperta mocno różni się od perspektywy użytkownika. Posiada swoje przekonania i uproszczenia, które wielokrotnie okazują się niepełne, lub rozbieżne z użytkownikiem.

UX – Role UXa jest naturalnym kierunkiem pod kątem projektowania jak i moderowania takiego warsztatu. Niekiedy może również pełnić rolę adwokata użytkownika. Wtedy jednak nie powinien być moderatorem takiego warsztatu. UX szczególnie przyda nam się jeżeli chcemy, aby efektem naszych prac był model rozwiązania, wczesny prototyp.

Struktura warsztatu UX

Poniżej zawarłem kroki, które mogą pomóc w przygotowaniu warsztatu. Bardzo ogólny, który trzeba wypełnić za pomocą odpowiednich ćwiczeń.

Start – Zasady

Zbuduj kontrakt – kontrakt to zasady warsztatu takie jak: każde pytanie jest dobre, nie krytykujemy osób, tylko pomysły, nie przywiązujemy się do pomysłów, jedna osoba mówi na raz, wyłączamy telefony itp. czyli zasady, które chcielibyście, aby były przestrzegane, aby warsztat się udał.

Zaprezentuj plan – zapreaentuje jakie etapy warsztatu będą działy się po sobie. Dzięki temu uczestnicy będą wiedzieli czego się spodziewać. Przyklej taką kartkę z boku, mało kto zapamięta wszystkie etapy więc będą mogli wracać do planu kiedy tylko zechcą.

Rozgrzewka – zaproponuj proste zadanie rozgrzewkowe, które pozwoli uczestnikom spotkana się delikatnie rozruszać i poczuć swobodnie. Pamiętaj, aby dostosować rozgrzewkę do uczestników. Najpierw powiedz, po co robi się rozgrzewkę (płynność myślenia, kreatywność, większa ilość pomysłów i większa różnorodność). Przykłady rozgrzewek to np. uptime.

Ustanawianie Celu

Na tym etapie potrzebujesz jasnego, mierzalnego celu, który będzie Wam przyświecał podczas całego procesy wytwarzania danego rozwiązania. Warto zweryfikować czy cek jest (S.M.A.R.T.), zrozumiały, mierzalny, osiągalny, istotny oraz ma swój dead line. Warto na tym etapie zwrócić uwagę na hipotezy, które muszą być prawdziwe, aby dało się zrealizować dany cel. Podczas warsztatu owe hipotezy powinny być zweryfikowane. Bądź wskazywać kierunek i sposób ich weryfikacji.

Ćwiczenia

Warsztat powinien zawierać ćwiczenia, które pozwolą zrealizować cel główny. Każdy warsztat będzie odrobinę inny. Takie zadania można podzielić na 4 etapy: 

• zrozumienie problemu (prowokuje do myślenia),
• Sprecyzowanie problemu (stymuluje),
• szukanie rozwiązań (zbiera wnioski),
• wybór rozwiązań (przekłada na plan działania).

Warsztat jak mówią przedwieczni, powinien składać się w 70% z zadań angażujących uczestników, które ich czegoś uczą. 30% to zadania i etapy, które prowadzi facylitator, podczas których uczestnicy mogą chwilę odpocząć i przyjąć odrobinę teorii lub zabawnych historii. To na tyle teorii więc….

Skąd wziąć listę możliwych ćwiczeń?

Najważniejsza, bezpłatna i obszerna baza wszelakich ćwiczeń znajduje się za poniższym odnośnikiem absolutne must have pod kątem planowania warsztatów ux i nie tylko https://toolbox.hyperisland.com

A może warto kupić karty warsztatowe?

Jednym z wyjść odnośnie planowania warsztatów będą Karty Warsztatowe, które zaprezentowała światu Iga Mościchowska. Moim zdaniem bardzo wygodne rozwiązanie, które przypadło mi do gustu. 75 fajnie ilustrowanych kart, dających do wyboru aż 60 ćwiczeń, które można wykorzystać podczas naszych UXowych warsztatów: https://www.witflow.com/karty-witflow

Zakończenie

• podsumuj, co udało się wykonać, osiągnąć zaczynając od celu poprzez wnioski z poszczególnych ćwiczeń aż po sam efekt prac,
• zaplanujcie kolejne kroki, kto jest za nie odpowiedzialny oraz harmonogram,
• poproś o zgodę na zdjęcia efektów prac w postaci karteczek czy plansz z rysunkami,
• po warsztacie przygotuj maila, który będzie podsumowywał cały warsztat, zawrzyj najważniejsze informacje, zdjęcia prac oraz harmonogram kolejnych działań.

Ciekawe książki, które warto przeczytać:

Dave, Gray, Sunni Brown, James Macanufo Gamestorming

The Workshop Survival Guide: How to design and teach educational workshops that work every time  by Rob Fitzpatrick 

Pięciodniowy sprint. Braden Kowitz, Jake Knapp, John Zeratsky

Źródła:

Mościchowska, I., Rutkowska, J., Skórski, T. (2018). User Experience i Product Design w Polsce

Highmore Sims N. (2006) How to run a great workshop. Harlow: Pearson

Pięciodniowy sprint. Braden Kowitz, Jake Knapp, John Zeratsky