Kickoff meeting – spotkanie startowe

Kickoff meeting może być rozumiany jako spotkanie inaugurujące/spotkanie startowe, rozpoczynające pracę nad projektem, jednakże owe określenie nie ma swoistego odpowiednika w języku polskim. Zadaniami spotkania typu Kickoff są: generowanie nowych pomysłów, uszczegóławianie ról poszczególnych członków zespołu, ustalenie celów projektu oraz przewidywanie mogących wystąpić wyzwań. Ważnym aspektem takiego inicjującego spotkania projektowego jest ustalenie ram współpracy pomiędzy członkami zespołu. Dzięki temu warsztatowi uczestnicy mają okazję bliżej się poznać i zrozumieć swoje silne oraz słabe strony. Tego typu spotkanie trwa średnio od 2 do 4 godzin w zależności od wielkości zespołu oraz złożoności projektu.

Filozofia spotkania startowego typu Kickoff

Całe spotkanie powinno odbywać się w luźnej formule warsztatów. Takie spotkanie to niesamowita okazja, by wypracować wspólną wizję naszego produktu. To bardzo istotne, by każdy uczestnik mógł czuć się częścią tego projektu. Poczucie, że to jest również moje dziecko istotnie wpływa na motywację zespołu. Jeżeli możecie to postarajcie się by wszyscy kluczowi uczestnicy projektu byli obecni. Jeżeli jest to trudne np. macie międzynarodowy zespół, to postarajcie się by nieobecne osoby były z wami poprzez Skypa.

Kluczem takiego spotkania nie jest odczytanie propozycji rozwiązań oraz jasno nakreślonego przez zarząd celu. Istotą jest sprawienie by to zespół współtworzył koncept oraz ideę. Twoim zadaniem jako moderator będzie wspierać w dyskusjach cały zespół, zachęcać do wygłaszania wątpliwości czy pomagać w narysowaniu swoich pierwszych szkiców. Bądźcie otwarci, krytykujcie, dyskutujcie i spierajcie się to jest idea Kickoff meeting.

Kto powinien być obecny podczas Kickoff meeting

Kogo warto zaprosić na takie spotkanie? Odpowiedź może być prosta – wszystkich, od których zależą kluczowe decyzje odnośnie danego projektu. Oczywiście wybór jest prosty gdy nasz zespół jest mały jednakże, gdy nasza organizacja liczy większą ilość osób wtedy trzeba się dobrze zastanowić kogo warto zaprosić na takie spotkanie. Z mojego doświadczenia wynika że na spotkaniu nie powinno zabraknąć:

Product managera – czyli osoby odpowiedzialnej za projekt. W wielu organizacjach stanowisko takiej osoby możne nazywać się zupełnie inaczej np. dyrektor pionu, szef wydziału, wiceprezes, członek zarządu itp. Twoim zadaniem jest znaleźć głowę projektu, bardzo ważne jest by była obecna podczas tego spotkania.

Projektanci – czyli wszyscy zajmujący się wizualną warstwą projektu. Mogą to być graficy front-endzi, UI designerzy. Ich spojrzenie będzie bardzo istotne, a ich kreatywność bardzo przyda się podczas spotkania.

Deweloperzy – najbardziej krytyczni, znający się na wiedzy specjalistycznej – programiści. Ich ocena będzie krytyczna, lecz postawiona z bardzo interesującej perspektywy, której nie powinno zabraknąć.

Marketingowcy – ludzie od konwersji oraz sprzedaży. Trzeba o nich pamiętać aby produkt się sprzedawał.

Specjalista z branży – jeżeli projektujemy portal dla prawników, potrzebujemy prawnika obecnego na spotkaniu. Bez spojrzenia osoby zainteresowanej stworzymy produkt, dla naszego zespołu, a nie dla potencjalnie zainteresowanej osoby.

BOK – osoba reprezentująca biuro obsługi klienta. Jeżeli mieliście już styczność z potencjalnymi klientami, pierwsza linia czyli BOK będzie miała dużo do powiedzenia, pamiętajmy o nich.

UX / analityk zachowań – jeżeli to akurat nie Ty zajmujesz taką rolę w organizacji nie zapomnij o nich. To bardzo prawdopodobne, że to właśnie oni będą mieli najwięcej informacji oraz danych o naszych przyszłych klientach.

Wybieraj ludzi którzy mogą istotnie wpłynąć na Twój projekt. Nie skupiaj się wyłącznie na osobach, które mogą pozbawić Cię pracy ;). Nigdy nie wiadomo kto może wykryć krytyczną wadę projektu, od której może zależeć jej powodzenie. Nie jest konieczne duplikowanie uczestników zespołu, o tych samych kompetencjach.

Co musisz przygotować przed Kickoff meeting

Krótkie spotkania z poszczególnymi uczestnikami – szczególnie przydatne jeżeli jesteś nową sobą w organizacji. Postaraj się spotkać ze wszystkimi osobami w projekcie aby je poznać jeszcze przed oficjalnym Kickoffem. Jeżeli nie masz możliwości spotkania wykorzystaj telefon lub skype. Podczas każdego spotkania zbierz informacje:

• za co jest odpowiedzialna
• dane kontaktowe
• po czym pozna że dobrze wykonała swoją pracę
• jaki jest cel pracy
• dane do logowania istotnych narzędzi
• zebranie informacji z jakich narzędzi dana osoba korzysta
• czym się pasjonuje zajmuje na co dzień

Analityka – postaraj się zebrać wszystkie dostępne materiały analityczne. Poproś o dostęp do oprogramowania monitorującego strony i aplikacje. Na ich podstawie otrzymasz najpotrzebniejsze dane w jaki sposób użytkownicy wykorzystują stronę czy aplikację. Odnajdź wszystkie badania, ankiety, podsumowania jeżeli takie istnieją. Postaraj się również o wydobycie z biura obsługi klienta najczęstszych zgłoszeń oraz błędów.

Analiza konkurencji – postaraj się przeanalizować dostępne rozwiązania konkurencji. Jeżeli masz możliwość to zrób małe badania i daj do obsługi konkurencyjne rozwiązania. Takie materiały wideo mogą być przydatne podczas spotkania. Pozwolą uczestnikom zapoznać się z reakcjami “żywego” klienta.

Inspiracje – wybierz kilka dobrych projektów, które będzie można omówić z perspektywy waszego projektu. Elementy będzie można rozpatrywać z perspektywy czy warto lub czy dlaczego nie warto użyć takiego rozwiązania w naszym projekcie, makiecie UX.

Agenda – agenda spotkania inauguracyjnego typu Kickoff powinna być przygotowana i rozesłana do uczestników kilka dni przed samym spotkaniem. Agenda pozwoli uczestnikom zaznajomić się z tym czego mogą się spodziewać oraz pozwoli się wstępnie przygotować.

Materiały – przygotuj kartki, długopisy, mazaki, flipchart z dużą ilością kartek, rzutnik oraz głośniki. Postaraj się zgrać wszystkie materiały online które chcesz pokazać. Weź pod uwagę, że może nie być internetu.

Zamów pizzę – postaraj się by to spotkanie wypadło najbardziej naturalnie jak tylko można. Niech uczestnicy będą najedzeni i zadowoleni. Ważne aby 4 godziny, które spędzacie razem były wykorzystane na wspólną pracę nad projektem. Pamiętaj o butelkach z wodą.

Jak powinien przebiegać Kickoff meeting

Oto uproszczony schemat pokazujący jak można przeprowadzić proste spotkanie inauguracyjne typu Kickoff.

Kim jesteś – każdy z uczestników przedstawi się oraz opowie czym będzie zajmował się w projekcie.

Ramy – w tej części spotkania ustalimy wstępny plan oraz podejście do projektu. Tutaj ustalimy narzędzia za pomocą, których będziemy się komunikować oraz rozdamy hasła, namiary na nasze serwery, dropboxy, slacki.

Dyskusja – w tej części zanurzymy się w odpowiedzi na strategiczne pytania, które przygotowaliśmy przed spotkaniem. W tej części skupimy się na celu głównym oraz celach pomniejszych, architekturze informacji, priorytetach oraz na elementach estetycznych.

Persona – na tym etapie postarajmy się stworzyć wstępny wizerunek naszej persony. Jeżeli przygotowaliśmy wcześniej dane na temat naszych użytkowników nie powinno być z tym problemu.

Robótki ręczne – jest to część warsztatowa to tutaj zajmiemy się zadaniami aktywnymi, takimi jak rysowaniem ekranów, wstępnych makiet, ocen konkurencyjnych projektów. Listę ciekawych zadań możecie znaleźć [tutaj] 

Skupmy się na wadach – kiedy nasz zespół już się otworzy porozmawiajmy o potencjalnych zagrożeniach oraz wadach produktu. Postaramy się je przewidzieć zawczasu i przygotować reakcje. Spróbujmy ocenić również wagę poszczególnych elementów oraz ich pracochłonność, może warto z niektórych elementów zrezygnować we wczesnej fazie projektu.

Rysowanie – warto zaangażować grupę we wspólne rysowanie pierwszych ekranów aplikacji (np. crazy 8). To może być bardzo użyteczne ćwiczenie ponieważ osoby z różnych środowisk mają bardzo różne doświadczenie, co za tym idzie generują bardzo abstrakcyjne rozwiązania, które mogą być zbawienne dla naszego projektu.

Daty i kamienie milowe – pod koniec spotkania staramy się naszkicować wstępny harmonogram oraz kamienie milowe dla naszego projektu. Na tym etapie nasz projekt jest bardzo eteryczny dlatego nie przykładałbym zbytniej uwagi do konkretnych terminów. Tym zajmie się project manager.

Jeżeli potrzebujecie bardziej szczegółowej mapy jak powinien wyglądać Kickoff meeting to warto zajrzeć [tutaj]

Jakie pytania warto zadać podczas spotkania startowego typu Kickoff

Oto kilka pytań, które mogą być dla Was inspiracją. Warto je zadać podczas naszego spotkania inauguracyjnego:

• Jakie są cele naszej strony/aplikacji (główny i pośrednie)?
• Po czym poznamy, że osiągnęliśmy cel?
• Jak opiszesz stronę z perspektywy naszej organizacji i jak z perspektywy użytkownika?
• Kto jest naszym klientem/użytkownikiem?
• Dlaczego użytkownicy odwiedzają naszą stronę/aplikację?
• Kiedy użytkownicy korzystają z naszej strony? W jakich okolicznościach?
• Co użytkownicy robią na naszej stronie/aplikacji?
• Uszereguj funkcjonalności od najważniejszej, do najmniej istotnej
• Jakie funkcjonalności będą wykorzystywane często?
• Jakie funkcjonalności będą wykorzystywane przez największą ilość użytkowników?
• Jak dużo czasu będzie kosztowało nas wdrożenie funkcjonalności, jak jest ich stopnień skomplikowania?
• Jakie funkcjonalności konkurencji warto zmodelować?
• Jakie testy powinniśmy przeprowadzić by sprawdzić czy strona jest użyteczna?
• Jakie zasoby posiadamy obecnie?
• Jakich zasobów będziemy potrzebowali do wykonania projektu?
• Jak możemy generować ruch na stronę/aplikację?
• Czy w kalendarzu są jakieś konkretne daty/święta/rocznice, które mogą się przydać w promocji naszego produktu?
• Kto i na kiedy przygotuje szczegółowy harmonogram projektu?

Czy to już wszystko?

Oczywiście, że nie. Ile jest osób zajmujących się projektami tyle jest podejść do tematu jego inicjacji. Tutaj przedstawiłem moją w oparciu o wiedzę: Jake Knapp, Andi Graham oraz Chris Bank. Jeżeli wasz zespół ma więcej czasu rekomenduję zapoznać się z Product Design Sprint, bardzo go lubię i często rekomenduję. Jednakże 5 wyjętych dni dla wielu zespołów może być za dużo.

P.S. Jeżeli czegoś waszym zdaniem brakuje piszcie w komentarzach chętnie uzupełnię artykuł.

P.P.S. Dzięki Marcin Sieńko za najbardziej trafne tłumaczenie Kickoff meeting – jako spotkanie startowe. Miejmy nadzieję, że na stałe zagości w naszym słowniku.