Design Sprint – instrukcja obsługi

Dlaczego warto?

Oszczędność czasu  – możemy zacząć weryfikować nasz pomysł za pomocą prostej makiety rozwiązania. Opracowanie takiej makiety od momentu pomysłu można liczyć w dniach.

Oszczędność pieniędzy – zespół deweloperski, który pochłania większość środków danego projektu, przystępuje do pisania kodu dopiero na etapie zweryfikowanych założeń oraz makiet. Praca nad dobrze udokumentowanym projektem, pochłania zdecydowanie mniej roboczogodzin.

Angażuje zespół – jeżeli chcesz mieć zaangażowany zespół, spraw by czuli się odpowiedzialny za projekt. Taki warsztat, w którym mają wpływ na kształt produktu, są wysłuchani oraz głosują na ich zdaniem najlepsze rozwiązanie, na pewno zwiększy szanse na zaangażowanie uczestników.

Różnorodne wnioski – różnorodny zespół to różnorodne doświadczenia oraz perspektywy. Dzięki temu możemy spojrzeć szerzej na nasze rozwiązanie. A ponadto możemy uniknąć prostych błędów jak i zyskać sojuszników projektu z różnych zespołów.

Orientacja na użytkowniku – Design Sprint jest zaprojektowany tak aby decyzje, jaki i perspektywa uczestników procesu była skupiona na użytkownikach. Niestety w klasycznym podejściu bardzo łatwo zgubić tą perspektywę.

Prostota – metodologia Design Sprintu pozwala łatwo zwizualizować kolejne kroki naszego projektu. Jest prosta, nieskomplikowana a do tego wizualna. W przeciwieństwie od wielostronicowych klasycznych dokumentów inicjujących proces, których prawie nikt nie czyta. 

Na jakim etapie projektu można wykorzystywać Design Sprint?

Początek / Startup

W Design Sprincie kryje się ogromny potencjał weryfikowania pomysłów oraz tworzenia zupełnie nowych usług. Odpowiednio przeprowadzony proces, na tak wczesnym etapie może nam oszczędzić wielu, kosztów oraz niepowodzeń. W oparciu o ten warsztat możesz szybko stworzyć model, a następnie zweryfikować pomysł. Jako poligamiczny przedsiębiorca ogromnie polecam.

Produkt, usługa istnieje od niedawna

Istniejący produkt lub usługa to sporo miejsca do ulepszeń. Design Sprint pozwoli zweryfikować produkt, ulepszyć go lub dodać nową funkcjonalność. Istniejący już produkt czy usługa to spora ilość danych, które możemy wykorzystać, by wspólnie opracowywać lepsze rozwiązanie.

Dojrzały produkt / usługa

Dojrzały produkt to duży zasięg lub dostęp do już istniejącej bazy użytkowników. W przypadku dojrzałych rozwiązań, niewielkie usprawnienia czy ulepszenia mogą wygenerować znaczącą zmianę. Warto również zwrócić uwagę, że zaangażowanie większego zespołu oraz wymiana doświadczeń może być samym w sobie wartościowym doświadczeniem. Niestety lata pracy sprawiają, że naturalnie wiedza i doświadczenia poszczególnych zespołów się rozchodzą. Taki proces pozwala je połączyć na nowo.

Kiedy nie warto stosować metodologii Design Sprintu?

Potrzeba więcej danych – jeżeli mamy świadomość, że dany produkt czy rozwiązanie są uzależnione od danych, których nie posiadamy. Np. projekt nowej platformy forexowej, której celem jest automatyzacja procesów sprzedażowych. Takie rozwiązanie może wymagać dużej ilości danych oraz ich analizy. Np. w jaki sposób użytkownicy wykorzystują system oraz w jaki sposób jest odpytywane API. W takim wypadku trzeba odłożyć Sprint na później, gdy dane zostaną skompletowane.

Projekt jest bardzo krótki – jeżeli na wdrożenie rozwiązania jest zaledwie kilka, kilkanaście dni, wtedy zabieranie większości czasu na Design Sprint może wywrócić harmonogram. Wtedy można wdrożyć skróconą wersję sprintu.

Projekt jest już dokładnie zdefiniowany – np. projekt jest tworzony w oparciu o wymogi prawa i został już dokładnie wyspecyfikowany. W takim przypadku nie ma najmniejszego sensu forsować dodatkowego działań, które nie zostaną uwzględnione.

Jak długo powinien trwać Design Sprint?

Klasyczny model to 5 dni, jednakże jest to model idealny. To ile czasu wygospodarujesz na cały Design Sprint zależy od Ciebie oraz Twojego zespołu. Pamiętaj, że każdy etap musi zakończyć się osiągnięciem pewnego celu. Zaplanuj tak czas i etapy aby osiągnąć dany cel. 

Jak przygotować się do Design Sprintu?

Kto ma prowadzić taki Design Sprint – warto na samym początku odpowiedzieć sobie na pytanie – Czy chcesz czytelniku/czytelniczko robić to samemu? Rekomenduję na samym początku zacząć od mniejszych warsztatów, lub zaprosić kogoś z doświadczeniem, aby poprowadził go razem z Tobą. Jest to najlepszy sposób by nauczyć się jak to robić. Jeżeli bierzesz pod uwagę drugą opcję, to oczywiście polecam siebie.

Wybierz zespół – idealny zespół to 6 osób + moderator. Zbyt duży zespół to zbyt dużo pracy by wyrównać wiedzę, przekonać ich do wartości warsztatu. Bardzo ważne aby osoba, która ma władzę, by powiedzieć – robimy ten projekt / nie robimy go, była jak najdłużej obecna podczas Sprintu. Jeżeli jest ograniczona czasowo, to poproś aby pojawiała się na etapie podsumowania każdego dnia lub jako ekspert podczas pierwszego dnia. 

Kogo warto zatem zaprosić: 

• właściciela produktu, CEO lub Product Ownera (główny rozgrywający),
• kierownika projektu (osoba zajmująca się alokacją zasobów),
• grafik, designer, UI designer, UX (odpowiedzialny za warstwę wizualną),
• programista, Architekt (ekspert od backendu, który opiniuje pomysły),
• obsługa klienta (osoby, mające kontakt z klientem),
• osoba z marketingu (ekspert od generowanie ruchu oraz leadów).

Przygotuj dane – zbierz potrzebne dane w przystępne i zjadliwe wnioski dla wszystkich. Powinno to być zwięzłe, ale nie naciągane. Jeżeli ktoś odkryłby Twoją nadinterpretację na początku warsztatu, może to podważyć Twój autorytet i zniweczyć przyszły warsztat.

Skąd zdobywać dane do decyzji UXowych:

• Google Analytics,
• badania – marketingowe, focusy itp.,
• dane ogólnodostępne np. na temat zachowań klientów oraz trendów itp.,
• ankiety zadowolenia itp.,
• skargi klientów, informacje pochodzące z pierwszej linii kontaktu z klientem,
• wszelkie pulpity menadżerskie typu Power BI mile widziane.

Rekrutuj ekspertów – podczas Design Sprintu, jednym z etapów będzie rozmowa z ekspertami. Zastanów się kto jest skłonny wnieść coś wartościowego do waszego procesu. To może być Wasz prezes, ponieważ nie może brać udziału w całym Sprincie. To może być również: dyrektor finansowy, zewnętrzny UX znający się na branży, ktoś z obsługi klienta, ekspert który realizował podobny projekt itp. Zastanów się aby zgromadzić osoby, które chciałbyś widzieć w zespole ale z jakichś powodów nie mogą oni uczestniczyć jako członkowie zespołu projektowego.

Przygotuj agendę – zaplanuj co będzie się działo, jakie odbędą się zadania oraz jaki cel zostanie osiągnięty. Przygotuj ramy czasowe oraz poinformuj o nich użytkowników. Staraj się nie planować więcej czasu niż 7 godzin dziennie. Taki Sprint jest bardzo wyczerpujący dla uczestników, ale przede wszystkim prowadzącego. Zaplanuj przerwy nie rzadziej niż co 2 godziny. Plan powinien być zamknięty na poziomie dnia. Zbyt duża szczegółowość może zniweczyć możliwości edycji ćwiczeń czy kroków. Dlatego niech to będzie uporządkowany ale uproszczony plan dnia.

Rekrutuj testerów – powinieneś doskonale wiedzieć kto jest Twoim użytkownikiem docelowym, na podstawie zebranych danych. Zrekrutuj kilku uczestników, nie mniej niż 4 osoby na ostatni etap testów. Możesz to zlecić agencji rekrutacyjnej, działowi HR lub zrobić to samemu. Ja zwykle decyduję się na ostatnią opcję. Np. wykorzystuje do tego facebooka. Tworzę reklamę, stargetowaną na ten typ użytkownika. Do tego tworzę ankietę, która ma odfiltrować tylko najbardziej pasujące do profilu osoby. Jeżeli jednak pracujemy nad istniejącym rozwiązaniem, możemy rekrutować użytkowników z bazy klientów, lub bezpośrednio za pomocą strony używając np. odpowiedniego widgetu programu Hotjar. (Jak rekrutować testerów to temat na osobny artykuł).

Akcesoria:

• klasyczne żółte Post-It x20 paczek (100 karteczek w paczce),
• inny kolor np. czerwone Post-It x20 paczek (100 karteczek w paczce),
• czarne mazaki 10 sztuk,
• cienkopisy 10 sztuk,
• nożyczki x3,
• taśma malarska 1 rolka,
• kropki naklejki, używane do głosowania na projekty (2 różne zestawy po 50 kropek),
• zegarek z dużym wyświetlaczem (funkcja odliczania czasu),
• kable i przejściówki do laptopa,
• arkusze samoprzylepne np. LEGAMASTER x4 rolki,
• notatniki x10,
• przekąski zawierające cukier, napoje energetyczne.

Dzień pierwszy – definiowanie wyzwania

Kick-off

• wprowadzenie – po co się tu zebraliśmy?
• przegląd agendy na dany dzień – co dziś się wydarzy i jaki cel chcemy osiągnąć,
• zasady Design Sprintu,
• ćwiczenie – wybierz ćwiczenie, które pozwoli się Wam przedstawić i opowiedzieć o roli w projekcie (rozgrzewka),
• przegląd zebranych danych.

Cel

• ustanawianie Celu, hipotez, założeń – na tym etapie potrzebujesz jasnego, mierzalnego celu, który będzie Wam przyświecał podczas całego procesy wytwarzania danego rozwiązania.

Poznaj użytkownika

• tworzenie persony,
• projektowanie User Journey Map,

Wywiady z ekspertami

• przedstaw eksperta,
• pokaż mu co udało Wam się wykonać,
• poproś eksperta o komentarz wypracowanych przez Was person, hipotez, User Journey Map,
• cykl pytań od uczestników,
• więcej na temat wywiadów usłyszysz tutaj

Definicja problemu – Jak mozemy …. ?

• definiowanie problemu – Tworzenie kartek typu (Jak możemy) każdy użytkownik wpisuje na karteczkach dowolną ilość różnych zmian czy problemów np. „Jak możemy ułatwić użytkownikowi dokonywanie zakupu produktów powyżej 10 sztuk”,
• grupowanie karteczek w grupy – tworzymy zbiory logicznie powiązanych pomysłów, problemów,
• wybór najważniejszych – za pomocą samoprzylepnych kropek, które przygotowaliśmy głosujemy na karteczki. Każdy ma po 3 głosy i wybiera najbliższe jemu problemy. Uczestnik może oddać od 1 do 3 głosów na jedna kartkę. To od niego zależy jak rozłoży głosy. Kartki, które zbiorą najwięcej głosów przesuwamy i umieszczamy na Customer Journey Map, ponieważ będziemy nad nimi pracować.

Zakończenie dnia

• retrospektywa z dnia – Co udało się wykonać? Co zapamiętaliście? Co uważacie za najważniejsze? Czy cel jest mierzalny i zrozumiały dla wszystkich?

• nieformalne rozmowy – Czas na luźne rozmowy o projekcie dla chętnych. Ten etap może odbywać się przy pizzy czy piwie.

Dzień drugi – pomysły

Wprowadzenie 

• przegląd agendy,
• ćwiczenie, zabawa rozgrzewka,

Porównanie konkurencji

• każdy wybiera produkt, usługę lub aplikację, którą zaprezentuje. Każdy ma 3 minuty na zaprezentowanie wybranego projektu,
• na bieżąco notujesz pomysły i mały szkic,
• niech każdy wybierze z Customer Journey Map wykonanej wczoraj etap, problem którym się zajmie. Problemy w postaci karteczek Jak Możemy masz na tablicy. Najważniejsze zostały dodane do Customer Journey Map.

Zbieramy dane

• uczestnicy chodzą po sali i zbierają dane na temat wybranego problemu w postaci mind mapy, listy podpunktów itp. Uczestnicy wyszukują z dostępnych danych informacje, które mogą się im przydać. Tutaj możemy korzystać również z internetu celem wzbogacenia naszej bazy informacji,
• rysujemy proste rozwiązanie na kartce, bardzo ogólne, może składać się z ekranów jak i tekstowej opowieści forma jest dowolna,

Ćwiczenie szalone ósemki

• rozdajemy po kartce A4 uczestnikom,
• dzielimy kartkę na 8 części,
• ustaw minutnik na 8 minut,
• każ uczestnikom narysować 8 prostych rysunków, dotyczących projektów, mogą być nawet zupełnie szalonymi pomysłami,
• wytłumaczone w formie wideo [eng],

Rysujemy szczegółowy projekt

• na tym etapie, staramy się naszkicować w prosty sposób poszczególne kroki naszego rozwiązania.

Zakończenie dnia

• retrospektywa z dnia
• nieformalne rozmowy.

Dzień trzeci – decyzje

Wprowadzenie

• przegląd agendy,
• ćwiczenie, zabawa rozgrzewka,

Pierwsze głosowanie – mapa cieplna

• poprzedniego dnia narysowaliśmy szczegółowe rozwiązanie, moderator powinien umieścić projekty w widocznym miejscu zanim pojawią się uczestnicy,
• rozdajemy kropki do głosowania uczestnikom,
• każdy ma za zadanie dodać kropki przy najciekawszych elementach, bez konsultacji z innymi,

Rozmowa na temat rozwiązań oraz kropek obok szkiców

• ten etap to zapoznanie się z projektami, 
• najpierw moderator opowiada o nim przez 3 minuty,
• zwraca uwagę na dużą ilość kropek,
• trwa dyskusja nad rysunkami (Twórca milczy),
• moderator notuje spostrzeżenia nad projektem (karteczki),
• twórca wyjaśnia co zostało źle zrozumiane lub pominięte,
• przechodzimy do kolejnego szkicu,

Głosowanie

• niech każdy napisze wybierze jego zdaniem najlepszy pomysł na kartce,
• moderator zbiera głosy i informuje co wybrała grupa,
• wybraliście najlepszy pomysł nad którym będziecie pracować,
• objaśnione w formie wideo [eng]

Scenariusz

• podziel arkusz na 10 – 15 kwadratów,
• wypełnij każdy element jednym krokiem zaczynając od pierwszego kroku interakcji z usługą, aplikacją czy stroną.

Zakończenie dnia

• retrospektywa z dnia,
• nieformalne rozmowy.

Dzień czwarty – prototypowanie

Wprowadzenie

• przegląd agendy,
• ćwiczenie, zabawa rozgrzewka.

Tworzymy działający prototyp

• wyznacz role: 2x twórca, 1x zszywający, 1x pisarz. 1x zbieracz zasobów, 1x przeprowadzający wywiad,
• twórcy rysują ekrany,
• pisarz przygotowuje treści na ekrany,
• zszywający dba o spójność i historię,
• zbieracz zasobów, organizuje elementy, dane, biblioteki szuka odpowiedzi i zasobów,
• przeprowadzający wywiad przygotowuje się do jutrzejszego wywiadu.
• kluczowe jest utworzenie makiety jak i przygotowanie się do wywiadu, w przypadku mniejszej ilości uczestników twórcy mogą być zbieraczami, a przeprowadzający wywiad mogą przejąć rolę zszywaczy. Elastycznie dostosowuj zasoby na tym etapie.

Dzień piąty – testy

Na tym etapie powinniście mieć przygotowane makiety rozwiązania. Najlepiej aby były klikalne. Same badania użytkowników w postaci testów rozwiązania to materiał na osobny artykuł, który oczywiście niebawem stworzę. Warto znać kilka zasad takiego testu. Każde takie badanie powinno się składać z poniższych etapów:

1. small talk – jak się do nas jechało?
2. podziękowanie za przybycie,
3. cele – wyjaśnij po co się tutaj spotkaliśmy,
4. poinformuj ile potrwa Wasza rozmowa,
5. poinformuj, że każda odpowiedź jest dla nas ważna, tak zła jak i dobra, więć czym więcej mówi tym lepiej dla nas,
6. poufność – powiedz, że nagrywamy tylko na potrzeby ulepszania produktu i nie będą publikowanie nigdzie indziej,
7. część pytań ogólnych – czym zajmujesz się na co dzień? Jakie umiejętności są Ci szczególnie potrzebne?
8. zadania testowe np. dokonaj zamówienia produktu X, dokonaj rezerwacji miejsca Y itd.
   • pamiętaj aby użytkownik mówił, co dzieje się na ekranie,
   • nie interpretuj odpowiedzi, daj się wypowiedzieć użytkownikowi,
   • zostaw uprzedzenia za salą,
   • zanim przeprowadzisz test, wykonaj najpierw test na sucho z kimś z zespołu, dopracuj pytania,
   • pamiętaj aby pytania były w kolejności od ogółu do szczegółu
9. podsumowanie, podsumuj co się działo, co nam to dało i co będziemy robić z wynikami badania, podziękuj uczestnikowi,
10. podpisanie papierów: RODO, zgoda na wykorzystanie procesu badawczego wew. organizacji.

Cykle wywiadów

• Wywiad – 60 minut
• Przerwa – 30 minut
• Powtórzenie cyklu
• Na zakończenie podsumowanie – 45 minut

Po sesji testów pojawi się wiele informacji zwrotnych, warto je podzielić. Te, które pojawiają się najczęściej. Takie które są łatwe we wdrożeniu oraz takie których wdrożenie może być kosztowne. Wybierzcie elementy, które zmienicie i nanieście na makietę.

Czy to koniec?

Po naniesieniu zmian oraz poprawek, możemy dokonać kolejnych testów lub przystąpić do kodowania rozwiązania. Ważne aby po zakodowaniu rozwiązania ponowić testy, zanim skieruje się ruch na działający prototyp (MVP). Bez tego łatwo przepalić budżet marketingowy. 

FAQ 

Dlaczego w kilku miejscach artykuł nie jest rozwinięty?

Ponieważ uznałem, że część elementów takich jak: testy, crazy 8, porównanie z konkurencją itd. wymaga osobnych artykułów, które będę tutaj sukcesywnie dodawał i podlinkowywał.

Moim zdaniem brakuje XYZ

Jeżeli zauważyłeś/aś jakieś braki, albo potrzebujesz więcej światła w pewnych miejscach to napisz proszę w komentarzu. Ten artykuł powinien żyć i się zmieniać pod wpływem Waszego feedbacku.

Źródła

Artykuł powstał na podstawie kilku książek, które polecam jako podstawę dobrego Design Sprintu:

Design Sprint. A Practical Guidebook for Building Great Digital Products
Autorzy: Richard Banfield, C. Todd Lombardo, Trace Wax

Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days Autorzy: John Knapp, John Zeratsky, and Braden Kowitz

Badania jako podstawa projektowania user experience
Autorzy: Barbara Rogoś-Turek, Iga Mościchowska

Fotografie pochodzą z serwisu splitshire.com